ファイル共有を無料で行うときは、一度だけコピーを渡すのか、後から更新する資料を置くのかを先に決めます。一時リンクとクラウドの共有フォルダーでは、得意な使い方が違います。
完成済みのデータにはダウンロードリンクが便利です。共同編集する文書なら、閲覧・編集の権限と保存容量を管理します。チャットはリンクを伝える手段として使い、唯一の原本の保管先にはしないほうが安心です。
一時リンクで完成版を渡す
完成したファイルをアップロードし、案件名と期限を添えてリンクを送ります。メールボックスに大容量の添付を入れずに済みます。ただし、リンクを持つ人が別の人へ転送できることも考えます。
Big File Sharingは初回ゲスト送信を登録なしで使え、継続する場合は無料アカウントを作成できます。ゲストリンクは24時間で期限が切れるため、元データを別に残してください。
共有フォルダーで更新を続ける
Googleドライブでは、特定の相手に許可するか、リンクを知る人に許可するかを選びます。閲覧と編集は異なる権限なので、提出用の資料へ不要な編集権限を付けないようにします。
所有者のログイン状態で開けるだけでは、相手が見られるとは限りません。別の状態でアクセスを確認し、アカウントの空き容量と保存ルールも見直します。
LINEではリンクを伝える
LINEに転送リンクを貼れば、大きいファイルそのものをチャットへ添付する必要がありません。写真や動画を直接送る場合は、送信方法による品質や受け取ったコピーを確認してください。
複数人のグループへ機密資料を送る前に、参加者を確認します。パスワードを使うなら、リンクとは別の経路で伝えます。チャットが便利でも、共有範囲を広げすぎないようにしましょう。
受け渡し前のチェック
ファイルの版、内容、アクセス権、期限、相手の空き容量を確認します。複数の素材は分かりやすい名前と構造に整えます。形式を変更する必要があるときは、原本ではなくコピーを変換します。
確認してほしいのは、保存できたことだけではありません。文書が開く、ページが揃う、動画の音声が正しいといった具体的な内容を相手に確認してもらいます。
追加保存容量を選ぶ理由
保存するデータが現在の容量を超える場合や、プランの管理機能が必要な場合に有料プランを検討します。相手が期限を見落とす問題は、まず案内と日程を改善します。
料金ページは現在のデータを使い、請求通貨はUSDのままです。日本語表示によって保存容量や契約条件が変わるわけではありません。
よくある質問と回答
どの方法が簡単ですか？
完成したコピーを一度渡すなら一時リンク、更新する資料なら権限を管理できる保存サービスが候補です。
相手がコピーを転送できますか？
はい。保存したコピーは、後からリンクを失効させても相手の端末から回収できません。
共有前に変換は必要ですか？
相手が別の形式を求める場合だけです。原本を渡すために変換する必要はありません。
期限切れのリンクを復元できますか？
復元を前提にしないでください。原本を残し、必要なら新しく送ります。
